Aug
Paperless office merupakan tempat kerja yang mengurangi penggunaan kertas dan menggantinya dengan dokumen dalam bentuk digital. YOTers pasti tahu dong kalau menghemat penggunaan kertas bisa menjadi langkah untuk mendukung pelestarian lingkungan.
Menurut UN Conference on Trade and Development (UNCTAD), mengganti dokumen menjadi digital bisa membantu mengurangi gas rumah kaca. Soalnya nih, kita gak perlu lagi kirim-kirim dokumen dalam bentuk fisik, jadi lebih praktis kan? Selain itu, masih banyak lagi manfaat yang bisa kita dapatkan. Simak yuk di sini!
Manfaat menjadi paperless office
1. Hemat biaya
Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, dengan menjadi paperless kita bakal hemat biaya karena ongkos kirim ditiadakan. Nggak hanya ongkos pengiriman sih, kita juga tidak mengeluarkan biaya beli kertas, tinta printer, amplop, dan sebagainya.
2. Hemat waktu
Dokumen bisa dikirim dengan mudah lewat email, medsos, maupun teknologi digital lainnya. Alhasil, kita bisa hemat waktu dong dengan menjadi kantor yang paperless. Tinggak klik send, send, atau kirim link penyimpanan bersama sudah beres deh urusan kirim mengirim.
Selain itu paperless office juga tidak perlu kerepotan membolak-balik dokumen atau membuka lemari arsip untuk mencari dokumen. Cukup gunakan fitur search dan dokumen bisa ditemukan dengan lebih cepat.
3. Mengurangi tumpukan dokumen
Manfaat ketiga dari going paperless adalah mengurangi dokumen yang menumpuk di lemari atau meja. Ya betul sih, ruang penyimpanan kita di internet akan semakin penuh… tapi dengan mengurangi dokumen fisik, kita jadi dapat ruang kantor yang lebih luas. Artinya paperless office bisa meningkatkan efisiensi ruangan untuk keperluan lain yang lebih urgent.
Jika seluruh file tersambung secara digital, siapapun bisa mengakses dengan mudah dari mana pun, tanpa harus datang ke kantor.
4. Mendukung keamanan dokumen
Ketika dokumen disimpan secara digital, keamanan bisa dijaga dengan memberikan akses hanya kepada pihak tertentu. Selain itu, izin akses juga bisa dicabut dengan fitur yang ada di penyimpanan digital.
Paperless office bisa memisahkan, mana dokumen yang bisa diakses banyak orang, dan dokumen mana yang hanya bisa diakses pihak khusus.
Dokumen cetak juga rentan mengalami kerusakan ketika terjadi insiden di kantor, misalnya kebakaran atau potensi rusak karena lapuk.
5. Memicu adanya kolaborasi
Sekarang dunia kita serba digital nih, sampai-sampai kolaborasi secara online pun sangat memungkinkan untuk dilakukan. Contoh paling simpel yang bisa kita jumpai misalnya kemudahan melakukan editing dokumen bersama-sama.
YOTers, tentu proses untuk paperless butuh effort ya, tapi bukan berarti tidak mungkin. Kita bisa mulai dari diri kita sendiri kok. Jika ada dokumen yang memungkinkan untuk dikirim secara digital, kita bisa memilih cara tersebut. Go green!
Baca Ini Juga Yuk:
- Kiat Jadikan Tempat Kerja Lebih Ramah Lingkungan
- Saatnya Sustainable Tourism alias Pariwisata Berkelanjutan
Buat kamu yang ingin mengembangkan leadership skill dan networking, Phoenix United hadir untukmu!
Phoenix United adalah Indonesian Leaders Society dimana kamu bisa mengikuti fun trips, dinner with CEOs, sampai networking party bersama dengan komunitas yang nggak hanya seru namun juga impactful.
Yuk join komunitasnya sekarang dengan klik di sini: Phoenix United Indonesia
Ingin dapat lebih banyak konten tentang inspirasi, bisnis, tips karir, self-development, dan lainnya? Yuk nonton di YouTube Young On Top atau klik video di bawah ini.
