4 Hal Sebelum Mengirim Email

4 Hal Sebelum Mengirim Email

Pesan yang efisien namun profesional.

Penelitian dari McKinsey Global Institute menemukan bahwa rata-rata karyawan menghabiskan 28% waktu kerjanya untuk membaca dan membalas email. Artinya, hampir sebagain besar pekerjaan karyawan dilakukan dengan menulis. 

Meski dilakukan secara tidak langsung, seringkali masih tidak luput dari kesalahan-kesalahan penulisan. Mungkin, email Anda memang dibalas (oleh klien). Namun, ketika klien atau relasi membaca, kesalahan tadi dapat menimbulkan kesan tidak profesional. Jangan kaget jika maksud dan tujuan Anda tidak tersampaikan baik. Untuk itu, sebelum mengirimkan email, cek dulu hal-hal berikut.

Gunakan sapaan formal
Tidak perlu terlalu kaku seperti "Kepada Yth." Sebenarnya menyapa sambil menyebutkan nama (nama depan maupun belakang), sudah cukup. Seperti "Hi, Christine" atau gunakan "Pak..", "Bu..", "Mr..", "Mrs..", yang lebih disukai daripada hanya "Hey" atau "Hi". Pilih yang sesuai sebagaimana Anda mengenal orang yang dituju.

Jelas, langsung, dan penutup yang pas
Juga, hindari membubuhkan humor atau mencoba melucu. Lucu bagi Anda, belum tentu orang lain merasakan hal sama. Apalagi, humor yang disampaikan melalui tulisan belum tentu terdengar seperti humor oleh penerimanya. Bisa-bisa, respon si penerima malah kebalikannya.

Koreksi lagi
Tip yang klise tapi sering terlewatkan karena terburu-buru. Cek lagi penulisan kata-kata dan kalimat pada email Anda. Jangan sampai ada yang salah eja, kalimat membingungkan, apalagi sampai salah menyebut nama. Email dapat menggambarkan citra diri di mata orang lain (klien).

Pastikan juga pilihan Anda "Reply", "Reply To All", atau "Forward" supaya tidak terjadi kesalahan pengiriman yang malah menjatuhkan reputasi Anda. Juga, cek penulisan "Subject", apakah sesuai dengan tujuan Anda. 

Paragraf, penggunaan tanda kutip, koma, titik mesti diperhatikan juga. Serta, bila forward email, ingat untuk menghapus informasi-informasi tambahan pada pesan sebelumnya bila Anda tidak ingin si penerima membacanya.

Jangan kirim tengah malam
Anda mungkin merasa mampu mengirim email setelah jam 10 malam, tapi hal ini sebenarnya terkesan kontraproduktif. Malah bisa mengakibatkan tidak rapi menulis email (karena Anda sudah kelelahan). Si penerima mungkin membacanya (saja) lalu email Anda malah terlupakan esok pagi atau 'terbuang' dari Inbox-nya karena dia juga kelelahan. Bahkan, si penerima tidak pernah melihat email Anda karena 'terkubur' oleh-oleh email lain yang datang setelah Anda mengirimkan email hingga esok paginya.

Jika Anda merasa lelah atau lupa mengirimkan email, sementara perlu menulis saat itu juga (tengah malam), simpan hasil ketikan Anda dalam bentuk draft. Lalu cek lagi dan kirim di pagi harinya.

Sumber: http://www.citacinta.com/dunia.kerja/karier/4.hal.sebelum.mengirim.email/003/002/740

Tulis Komentarmu