Jul
Mengirim email membutuhkan etika, terlebih jika digunakan dalam konteks pekerjaan. Penerapan etika dapat menunjukkan sikap profesional dan rasa hormat.
Etika mengirim email sebenarnya bersifat basic dan sudah bukan rahasia lagi. Sama halnya dengan berkomunikasi langsung dimana kita harus menjaga sikap dan pemilihan kata, mengirim email juga demikian. Kalau YOTers menerima email yang formatnya sembarangan dan pesan bertele-tele, pasti merasa tidak nyaman bukan? Yuk belajar mengirim email untuk urusan pekerjaan dengan memperhatikan etika.
1. Buat email dengan format yang profesional
Menerapkan format yang profesional juga bagian dari etika. Ibarat surat resmi dari kantor, email juga bisa dilihat demikian.
Komponen dalam email yang profesional diantaranya:
- Subjek yang ringkas dan menggambarkan isi email
- Salam pembuka atau sapaan
- Isi email menggunakan bahasa yang sopan
- Penutup
- Signature atau tanda tangan pengirim
2. Langsung pada intinya
Selain bahasa yang sopan, tidak bertele-tele dalam menulis email juga termasuk etika. Tuliskan keperluan dengan ringkas dan menggunakan kalimat yang efektif. Jangan habiskan waktu penerima email dengan penjelasan yang tidak perlu. Fungsi lain dari email yang to the point adalah menyingkat waktu untuk membaca dan memahami isinya.
3. Jangan balas email ketika sedang emosional
Sama halnya dengan komunikasi langsung, seseorang perlu menerapkan etika untuk tidak emosional dalam merespon orang lain. Diamkan email selama beberapa saat sebelum membalasnya. Jangan sampai menyesal telah mengirim email dengan bahasa yang kurang menyenangkan akibat dikuasai oleh emosi.
Jika email perlu dibalas dengan segera, minta bantuan pada rekan kerja lain untuk melakukan pengecekan agar bahasa yang digunakan tidak menyinggung penerima. Meskipun email yang diterima bersifat ofensif sekalipun, tetap jaga etika dengan tidak memperburuk keadaan dan membalas dengan emosional.
4. Hindari menggunakan emoji dan emoticon berlebihan
Meskipun bersifat emoji dan emoticon bersifat ekspresif, email untuk urusan bisnis perlu ditulis secara formal. Penggunaan emoji dan emoticon lebih sesuai untuk percakapan yang bersifat kasual.
5. Tanya kesediaan penerima sebelum memasukkan lampiran
Etika satu ini penting namun sering dilupakan. Terkadang lampiran memiliki ukuran file yang besar atau membutuhkan aplikasi tertentu untuk dibuka. Informasikan kepada calon penerima agar mereka tidak kesulitan untuk mengakses lampiran tersebut.
Menjaga etika dalam mengirim email menunjukkan bahwa seseorang menghargai orang yang diajak berkomunikasi. Jaga etika dan jadilah pengirim email yang profesional.
Baca Juga:
- Tips Anti Typo Saat Ngetik di Microsoft Word
- Mengenal Istilah Slang yang Sering Digunakan Millennials Zaman Now
Jangan lewatkan event terbesar Young On Top yakni YOTNC2022! Tahun ini YOTNC bakal diadakan secara offline di The Kasablanka Hall, Mal Kota Kasablanka Jakarta dengan narasumber yang keren-keren. YOTNC 2022 akan diadakan pada tanggal 23 Juli 2022.
Gak hanya dapat insight dari para speaker, raih kesempatan memenangkan 1 buah motor listrik SMOOT. Caranya klik di sini dan daftarkan dirimu sekarang.
Ingin tau lebih lanjut tentang tips dan konten inspirasi lainnya? Cus ke YouTube Young On Top dengan klik di sini atau tonton video di bawah ini.
