Evaluasi Organisasi Menuju Organisasi Ideal

Sebenarnya Evaluasi seperti apakah yang dapat berdampak besar terhadap perubahan Organisasi??

Organisasi Ideal apa sih itu ? Menurut Max Weber Organisasi yang ideal adalah bukan cerminan dari realitas, tetapi menggambarkan bagaimana seharusnya organisasi disusun dan dirancang agar menjadi lebih efisien. Yang kemudian dikenal dengan istilah Birokrasi.

Organisasi yang Ideal juga dapat diartikan sebagai Organisasi yang mampu mengakomodir dan juga mampu melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Sedangkan Evaluasi sendiri adalah bentuk penilaian terhadap sesuatu yang ada atau sudah di jalankan. Jadi sebenarnya apa sih keterkaitan antara Evaluasi dan Organisasi Ideal, di sini penulis akan menjelaskan dampak dan pengaruh evaluasi terhadap proses Organisasi menjadi Ideal.

Jarang kita sadari bahwa evaluasi adalah bagian paling penting dalam keberjalanan organisasi, sebuah organisasi terkadang hanya ingin mencerminkan bahwa organisasi tersebut baik kinerjanya tetapi pada nyatanya organisasi tersebut tidak berjalan dengan baik dan melupakan sebuah evaluasi. Dalam evaluasi juga perlu diperhatikan bahwa evaluasi tidak hanya konsen terhadap evaluasi layanan sebuah Organisasi tetapi evaluasi harus mampu lebih luas lagi tidak hanya seputar layanan tetapi harus dimulai dari Pelayanan, SDM, Divisi, Bidang, dan keseluruhan sebuah Organisasi.

Sebuah Organisasi terkadang memang dirancang dan disusun sebaik mungkin tapi dalam pelaksanaanya sebuah  organisasi tidak berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang dikerjakan, Hal ini biasanya disebabkan karena:

1. Perencanaan yang masih kurang baik
2. Kurang memadainya SDM untuk memanajemen sebuah layanan
3. Komunikasi yang tidak saling terbuka
4. Tidak adanya Evaluasi Layanan yang berkelanjutan sebagai rekomendasi pelaksanaan layanan kedepannya

Dalam  Perencanaan sebuah organisasi kita harus mampu melihat apa yang dibutuhkan dan sesuai dengan tujuan serta aspirasi yang ada. Untuk mengetahui apa yang dibutuhkan sebuah Organisasi harus melihat kondisi masyarakat dan melihat hasil evaluasi organisasi sebelumnya. Dalam sebuah perencanaan, suatu Organisasi dapat menganalisis sebuah evaluasi yang ada agar mampu mendongkrak dan juga mampu meningkatkan performa dari sebuah organisasi sehingga pelayanan yang ada mampu lebih maksimal dan lebih baik lagi. Masalahnya banyak organisasi saat ini jarang melakukan pengarsipan sebuah hasil evaluasi, padahal hal ini sangat bermanfaat bagi berkembangnya sebuah organisasi kedepannya.

Selain dalam hal perencanaan, sebuah organisasi kadang terkendala di Sumber Daya Manusia yang ada tapi yang menjadi masalah terkadang bukan jumlah yang terbatas tetapi penempatan dan juga kebutuhan yang diperlukan. Sebuah Organisasi kadang ceroboh dalam melakukan penempatan SDM yang ada sehingga potensi SDM yang ada tidak dapat digunakan secara maksimal. Selain itu tidak terorganisirnya kebutuhan akan SDM yang ada membuat performa Organisasi tersebut tidak maksimal.

Ketika kedua masalah sudah selesai, akan ada masalah baru yang mungkin saja bisa muncul yaitu adanya sekat atau batas antar jabatan yang membuat komunikasi dalam sebuah organisasi tersendat dan tidak berjalan dengan baik. Masalah lain yang mungkin muncul terkait SDM adalah pengontrolan yang minim membuat SDM yang ada hilang-hilang dan lari dari tanggung jawab

Selain itu yang menjadi masalah utama dalam Organisasi adalah kurang sistem Evaluasi layanan yang berkelanjutan, Hal ini karena Sebuah Organisasi sibuk akan pelaksanaan layanan yang ada dan lupa akan sistem evaluasi layanan yang berkelanjutan. Organisasi jarang merencanakan sebuah sistem Evaluasi Layanan dari awal, Perencanaan di awal cenderung konsep terhadap pelaksanaan dan melupakan perencanaan Evaluasi. Organisasi yang baik sebenarnya merencanakan sebuah sistem Evaluasi layanan sedini mungkin, baik untuk keberjalanan Organisasinya saat ini dan selanjutnya.

Maka dari itu ada beberapa solusi yang bisa sebuah Organisasi lakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, yaitu:

1. Profil dan Kotak Struktur yang jelas

Profil dan Kotak struktur yang jelas mampu mengatasi masalah yang terjadi dalam penempatan dan juga melihat kebutuhan SDM yang diperlukan sebuah organisasi, selain itu Profil dan Kotak Struktur yang jelas dapat meminimalisir tumpang tindihnya wewenang dan juga tugas dari sebuah bidang. Profil dan Kotak Struktur harus dibuat dalam tahap perencanaan Organisasi agar hal ini dapat digunakan kedepannnya untuk keberlangsungan organisasi.

2. Laporan Evaluasi Layanan

Laporan evaluasi layanan harus diarsipkan dan harus ada backupan data dari laporan tersebut, hal ini berguna jika suatu saat terjadi sebuah accident yang membuat laporan yang ada hilang sudah terdapat cadangannya. Masalah utama yang ada adalah malasnya SDM yang ada untuk membuat sebuah laporan evaluasi, hal ini dapat ditanggulangi menggunakan Software-software yang ada saat ini seperti Google Form yang diintegritaskan ke Google docs, sehingga kita cukup menginput data yang ada dan hasilnya akan langsung terbentuk sebuah laporan.

3. Evaluasi SDM

Evaluasi SDM yang ada harus mampu dilakukan minimal sebulan sekali untuk memantau dan juga mengevaluasi kinerja dari SDM yang ada, bentuk evaluasi dapat disesuaikan sesuai dengan organisasi yang ada. Selain itu perlu juga adanya Reward dan Punishment yang diberikan dari hasil evaluasi SDM yang dilakukan.

4. Evaluasi Tangga Bertingkat

Yang dimaksud Evaluasi tangga bertingkat adalah evaluasi yang dilakukan seluruh SDM yang ada dalam sebuah Organisasi tanpa memandang jabatan yang ada, sehingga disini diharapkan adanya keterbukaan komunikasi dan kritik saran yang membangun yang diutarakan semua pihak kepada pihak lain, misalnya disini seorang staf dapat secara terbuka dan bebas memberikan kritik dan saran kepada Ketua Organisasi tanpa canggung akan perbedaan jabatan

5. Kotak Saran dan Evaluasi

Melalui kotak saran dan Evaluasi diharapkan ada kritik dan saran membangun dari pihak luar agar organisasi mampu berkembang dan juga mampu menjadi lebih baik lagi.

6. Adanya Unit atau Bidang Khusus untuk Melakukan monitoring dan juga evaluasi Organisasi

Adanya Unit atau Bidang Khusus yang melakukan tugas monitoring dan evaluasi diharapkan mampu memaksimalkan evaluasi organisasi sehingga kedepan dapat terbentuk sebuah sistem evaluasi organisasi yang terintegritas dan tersusun rapi.

Melalui Sistem Evaluasi Organisasi yang tepat, terencana dan berkelanjutan Organisasi bisa mampu terus berkembang dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kunci utamanya ialah sedini mungkin Organisasi harus mampu mempunyai rencana dan pelaksanaan dari sebuah sistem evaluasi organisasi yang berkelanjutan.