Arti Penting Kesekretariatan Dalam Sebuah Organisasi

Dalam sebuah organisasi, pimpinan atau ketua pada umumnya dibantu oleh sekretaris dan bendahara dalam mengelola kegiatan administratif dan keuangan. Sekretaris membantu pimpinannya atau ketua dalam bidang administratif dan bendahara membantu pimpinannya atau ketua dalam bidang keuangan. Kesekretariatan dapat diartikan sebagai satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administratif, kearsipan dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Orang yang melakukan fungsi kesekretariatan disebut sebagai sekretaris.

Menurut M. Braum dan Ramon, Sekretaris memiliki pengertian seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat- menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya. Sekretaris juga memegang peranan yang vital dan dapat menentukan berhasil atau tidaknya tujuan dari sebuah organisasi.

Sekretaris pada umumnya memiliki peran yang hampir sama di setiap organisasi dan tergantung dari organisasi tersebut, tetapi pada umumnya sekretaris memiliki peran yang terbagi dalam dua bagian, yaitu:

1. Peranan sekretaris terhadap atasan
2. Sebagai perantara komunikasi antara seseorang dengan pimpinan
3. Salah satu sumber informasi bagi pimpinan dan sumber alternatif ide-ide
4. Perantara komunikasi atau perantara pemberian tugas antara pimpinan dengan bawahan
5. Salah satu faktor penunjang keberhasilan pemimpin

 

1. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)
2. Menerima masukan, pendapat, ide dan usulan bawahan dalam berbagai masalah.
3. Melakukan pendekatan kepada bawahan untuk mengetahui kelemahan atau pun permasalahan yang ada dan mengetahui keinginan dari bawahan.

Tugas dari seorang sekretaris terkadang hanya terdapat sedikit perbedaan di setiap organisasi. Untuk organisasi yang besar dan kompleks, tugas sekretaris tentu lebih dibandingkan dengan organisasi yang kecil tetapi secara umum tugas dari sekretaris yaitu:

1. Melaksanakan kegiatan administratif seperti pengiriman dan pembuatan surat, proposal dsbnya.
2. Melakukan pengarsipan data.
3. Membuat dan menyiapkan jadwal pertemuan pimpinan
4. Menyiapkan materi atau bahan yang akan disampaikan oleh pimpinan
5. Mengatur agenda dan rapat dari pimpinan
6. Mendampingi pimpinan dalam pertemuan penting.

Dari uraian diatas dapat kita lihat bahwa fungsi dan peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan sebuah organisasi sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris atau bagian kesekretariatan merupakan jabatan yang menuntut profesional dan ketelitian yang tinggi. Sehingga keahlian dari sekretaris atau bagian kesekretariatan dan ketrampilan, serta ketelitian dalam menjalankan tugas menjadi bagian yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan pada tugas sekretaris. Maka dari itu sebuah organisasi sangat perlu dan penting untuk menentukan dan juga memanajemen bagaimana bagian kesekretariatan dapat di isi oleh orang yang tepat dan juga mampu dikelola secara maksimal sehingga dapat menunjang keberhasilan sebuah organisasi kedepannya