Jul
Event organizer (EO) adalah orang atau tim yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan melaksanakan suatu acara. Acara yang dimaksud bisa berupa seminar, konser, pameran, pernikahan, ulang tahun, dan sebagainya. Tugas event organizer sangatlah beragam dan menantang, karena harus memenuhi kebutuhan dan harapan klien, serta mengatasi berbagai kendala yang mungkin muncul.
Berikut adalah beberapa tugas event organizer yang umum dilakukan:
- Membuat konsep acara. Tugas ini meliputi menentukan tema, tujuan, target audiens, anggaran, lokasi, tanggal, waktu, dan rundown acara. Konsep acara harus disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan klien, serta relevan dengan jenis acara yang akan diselenggarakan.
- Mencari dan menegosiasikan dengan vendor. Vendor adalah pihak-pihak yang menyediakan jasa atau barang yang dibutuhkan untuk acara, seperti katering, dekorasi, sound system, fotografer, pengisi acara, dan sebagainya. Tugas event organizer adalah mencari vendor yang berkualitas, terpercaya, dan sesuai dengan anggaran. Selain itu, event organizer juga harus menegosiasikan harga, syarat, dan ketentuan kerjasama dengan vendor.
- Mengurus perizinan dan administrasi. Tugas ini meliputi mengurus surat-surat izin yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara, seperti izin dari pihak berwenang, pemilik lokasi, atau komunitas setempat. Selain itu, event organizer juga harus mengurus administrasi lainnya, seperti kontrak kerjasama, invoice pembayaran, laporan keuangan, dan sebagainya.
- Mengkoordinasikan tim dan vendor. Tugas ini meliputi membagi-bagi tugas kepada anggota tim dan vendor sesuai dengan kompetensi dan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, event organizer juga harus mengawasi dan memastikan bahwa semua tim dan vendor bekerja sesuai dengan rencana dan standar kualitas yang ditetapkan.
- Menyelenggarakan acara. Tugas ini meliputi mempersiapkan semua hal yang dibutuhkan untuk acara, seperti perlengkapan, dekorasi, sound check, registrasi peserta, dll. Selain itu, event organizer juga harus memastikan bahwa acara berjalan lancar sesuai dengan rundown, serta menangani segala masalah atau keluhan yang mungkin terjadi selama acara.
- Mengevaluasi acara. Tugas ini meliputi melakukan evaluasi terhadap hasil acara, baik dari segi kepuasan klien, peserta, maupun vendor. Selain itu, event organizer juga harus membuat laporan akhir yang mencakup aspek-aspek seperti jumlah peserta, pendapatan dan pengeluaran, feedback positif dan negatif, saran perbaikan untuk acara selanjutnya.
Itulah tugas event organizer yang harus dilakukan dengan profesionalisme dan kreativitas. Dengan demikian, event organizer dapat memberikan layanan yang memuaskan bagi klien dan peserta acara.
Baca Juga
- Bagaimana Cara Memulai Usaha Sampingan Ibu Rumah Tangga? Simak Selengkapnya!
- 7 Cara Menemukan Ketenangan Dalam Hidup
- 7 Penyedia Layanan Konseling Online Gratis, Peduli Kesehatan Mental!
Buat kamu anak muda Indonesia yang butuh bantuan biaya Pendidikan, YOT Beasiswa hadir untuk kamu! Yuk Join YOTers dan isi form Beasiswa di sini ya: youngontop.com/yoters. Klik linknya di sini
